Consultoría, asesoramiento y gestión
de asociaciones y fundaciones
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Se acerca la reunión anual!

21/3/2019
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Como cada año, todas las asociaciones y todas las fundaciones están llamadas a convocar su respectiva Asamblea ordinaria o su Patronato para tratar, como mínimo, sobre la aprobación, si procede, de la gestión del órgano de gobierno, del presupuesto así como de las cuentas anuales.

En el caso de las Asociaciones, los documentos habrán sido elaborados por la Junta Directiva y a la Asamblea están convocados todos los asociados, quienes tienen la oportunidad de solicitar aclaraciones sobre la documentación, así como decidir sobre su aprobación.

Será el órgano de gobierno de la Asociación quien acuerde la convocatoria de la Asamblea así como el orden del día de la misma, al menos quince días antes de la fecha prevista para la reunión. La convocatoria se realizará mediante escrito dirigido al domicilio de cada asociado, salvo que los estatutos permitan hacerlo en un plazo más breve o por otros medios, incluidos los telemáticos.

En el caso de las Fundaciones, las cuentas anuales las formula y las aprueba el propio Patronato, puesto que la normativa sólo prevé la existencia de un órgano.

Las cuentas anuales que aprueben, en su caso y según proceda, la Asamblea o el Patronato serán la base sobre la que la Asociación o la Fundación liquidarán, si procede, el Impuesto sobre Sociedades, y formarán parte de la documentación contable de la entidad.

El Codi Civil de Catalunya regula cuáles son los libros que obligatoriamente han de llevar las Asociaciones y las Fundaciones inscritas en Registre d’ Entitats jurídiques de Catalunya.

Estos libros pueden dividirse en tres grandes grupos:
  • Los libros de contabilidad: el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales (excepcionalmente, las entidades que no estén obligadas a presentar la declaración del impuesto de sociedades, sólo deberán llevar al menos un libro de caja en que se detallen los ingresos y gastos).
 
  • Los libros de actas de los órganos colegiados (Junta, Patronato, Asamblea, y cualesquiera otros órganos colegiados que prevean los Estatutos de cada Asociación o Fundación, como pueden ser las distintas comisiones o comités creados para organizar la gestión de la entidad).
 
  • Los libros registros de personas vinculadas a la entidad: nos referimos al libro de asociados para las Asociaciones y, en su caso,  tanto para éstas como para las Fundaciones, al de voluntarios. El primero, el libro de socios, nos servirá para anotar las altas y bajas, así como los datos identificativos de cada asociado y su dirección a efectos de notificaciones. Por su parte, el libro de voluntarios es un registro ineludible de las personas que ayudan a la entidad sin mantener relación laboral o profesional con la misma; en dicho libro deberemos hacer constar los datos de las personas, las tareas concretas que se le asignan, y su capacidad específica si es menester.

Estas reuniones anuales de carácter formal y obligatorio pueden servir para tratar otros temas de interés para la entidad, como, por ejemplo, la modificación de sus estatutos o la renovación del órgano de gobierno.

Cualquier tema que queramos tratar en esta reunión anual debe estar incluido específicamente en el orden del día, y debe cumplir con los requisitos formales que el Código civil prevé para cada uno de ellos.

Nuestro último consejo: apartados como el de “ruegos y preguntas” no permiten adoptar acuerdos, ya que no son un cajón de sastre donde todo cabe. Nuestra recomendación será no incluirlos en la convocatoria, sino invitar informalmente a todos los asistentes, al final de la reunión, a plantear propuestas en beneficio de la entidad.

La reunión anual de tu entidad se aproxima, ¿te ayudamos a prepararla?